Privacybeleid

We hechten als vereniging waarde aan onze privacy, en gaan uiteraard ook zorgvuldig met gegevens van anderen om. Daarom lees je hieronder ons privacybeleid. Hierin kan je vinden wat we met je persoonsgegevens doen, waarom we ze opvragen of bewaren. Maar ook wat je kan doen als je wil weten welke gegevens we van je hebben vastgelegd, of als je ze wil laten verwijderen.

Wie we zijn

Onze formele naam is Atletiek Vereniging AAA. Maar meestal noemen we onszelf A.A.A. Atletiekvereniging Alblasserdam of korten we onze naam af met A.A.A. We zijn geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24417809. Ons vestigingsadres is Bas Verhoevenweg 4, 2952 BV Alblasserdam.

In dit privacybeleid noemen we onze vereniging “A.A.A”, “de vereniging” of “we”.

Hoe we omgaan met je gegevens

Je geeft je gegevens aan A.A.A. soms bewust (bijvoorbeeld als je lid wordt) en soms onbewust (bijvoorbeeld als we tijdens een event foto’s maken en deze publiceren op onze website) aan ons door.

A.A.A. houdt zich in alle voornoemde gevallen aan de wet- en regelgeving. Waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Je persoonsgegevens als lid van A.A.A

We verwerken je persoonsgegevens om je lidmaatschap goed te kunnen uitvoeren. (doelbinding). We ontvangen je gegevens via het inschrijfformulier (grondslag).

Dit zijn de gegevens die we verwerken voor je lidmaatschap:

Naam (voornaam, tussenvoegsels, achternaam)

Adres (straat, huisnr, postcode, woonplaats)

Contactgegevens (telefoonnummers, e-mail)

Geboortedatum

Geslacht

Bankgegevens

Sport-activiteit / type lidmaatschap

Het versturen van mailings aan leden van A.A.A.

We verwerken je persoonsgegevens om je op de hoogte te kunnen houden van belangrijke informatie over A.A.A. (doelbinding). We ontvangen je gegevens via het inschrijfformulier (grondslag).

Dit zijn de gegevens die we verwerken voor deze mailings:

Naam (voornaam, tussenvoegsels, achternaam)

E-mailadres

Sport-activiteit / type lidmaatschap

Het versturen van nieuwsbrieven aan leden en geïnteresseerden

We verwerken je persoonsgegevens om je op de hoogte te kunnen houden van algemene informatie en events van A.A.A. (doelbinding). We ontvangen je gegevens via het inschrijfformulier voor je lidmaatschap of het nieuwsbrief-inschrijfformulier of het inschrijfformulier bij events georganiseerd door A.A.A. (grondslag).

Dit zijn de gegevens die we verwerken voor deze mailings:

Naam (voornaam, tussenvoegsels, achternaam)

E-mailadres

Sport-activiteit / type lidmaatschap

Nieuwsbrief-interesses

Het gebruik van beeldmateriaal en publicatie van nieuwsberichten

We verwerken je persoonsgegevens bij publicatie van beeldmateriaal in e-mails, nieuwsbrieven, nieuwsberichten van of aankondigingen over A.A.A.. (doelbinding). We ontvangen je gegevens via het inschrijfformulier als lid van A.A.A. of bij deelname aan events van A.A.A. (grondslag).

We verwerken bij dit beeldmateriaal en in nieuwsberichten de volgende gegevens:

Naam (voornaam, tussenvoegsels, achternaam)

Leeftijd (in jaren)

Woonplaats

Uitslagen

Informatie over de ledendienst en vrijwilligerswerk voor de vereniging

Bij je lidmaatschap hoort ook de ledendienst. Hiervoor vragen we aanvullende persoonsgegevens op, om een goede match tussen de vrijwilligerstaken en vrijwilligers mogelijk te maken (doelbinding). We ontvangen je gegevens via het reactieformulier op onze website. (grondslag).

We verwerken hierbij de volgende gegevens:

Naam (voornaam, tussenvoegsels, achternaam)

Beroep en beroep parter

Persoonlijke voorkeuren vrijwilligersactiviteiten

Minderjarigen

A.A.A. verwerkt enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor digitale toestemming (onderdeel van het inschrijfformulier) is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijnen

A.A.A. bewaart je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel, waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. Voor de overige gegevens geldt de wettelijke bewaartermijn, die door de overheid is
vastgesteld.

Verwerking van persoonsgegevens door leveranciers en partners.

A.A.A. laat persoonsgegevens verwerken door partners en leveranciers. Zij doen dit in opdracht van of in samenwerking met A.A.A en mogen de gegevens slechts voor het bijbehorende doel gebruiken.

Voorbeelden (niet uitputtend) van leveranciers en partners die persoonsgegevens verwerken en hun toepassing:

• De Atletiekunie verwerkt de persoonsgegevens voor het bij het lidmaatschap van A.A.A. behorende bondslidmaatschap en ondersteunt A.A.A. in het bijhouden van de ledenadministratie. Daarnaast wordt je als lid van A.A.A. automatisch ook lid van de Atletiekunie. Zij verwerken je gegevens volgens hun privacybeleid.
• Laposta levert A.A.A. diensten voor verzending van e-mails aan grote groepen personen tegelijkertijd. Laposta heeft geen inzage in je persoonsgegevens en kan ze niet voor andere doeleinden gebruiken dan het verzenden van e-mails namens A.A.A.

Informatie verzameld of verwerkt via websites en social media.

Informatie via online formulieren

Laat je als bezoeker van onze website een reactie achter, dan verzamelen we de gegevens getoond in het reactieformulier. Daarnaast verwerken we tijdelijk het IP-adres van de bezoeker en de browser user agent om te helpen spam te detecteren.

Cookies op onze website(s)

Wanneer je een reactie achterlaat op onze site, kun je aangeven of je naam, je e-mailadres en site in een cookie opgeslagen mogen worden. Dit doen we voor je gemak zodat je deze gegevens niet opnieuw hoeft in te vullen voor een nieuwe reactie. Deze cookies zijn een jaar lang geldig.

De beveiliging van je gegevens

A.A.A. heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je
persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we
bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• We hebben onze ledenadministratie extern belegd bij de Atletiekunie. Het is alleen mogelijk om in hun registratiesysteem te werken door in te loggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. De volgende personen hebben toegang tot de ledenadministratie.
  • De voorzitter, vice-voorzitter, secretaris en penningmeester
  • De ledenadministrateur
  • Het algemeen bestuurslid verantwoordelijk voor ledencommunicatie
• We hebben onze e-mailadministratie belegd bij Laposta. Het is alleen mogelijk om in hun registratiesysteem te werken door in te loggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. De volgende personen hebben toegang tot de ledenadministratie.
  • De ledenadministrateur
  • Het algemeen bestuurslid verantwoordelijk voor ledencommunicatie
  • De webmaster
• In onze vereniging hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot de
  persoonsgegeven van de vereniging.
• Alle personen die namens A.A.A van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn
  gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • De betreffende personen zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en hebben hiervoor een geheimhoudingsverklaring getekend.

Welke rechten je hebt over je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die we van je ontvangen hebben. Ook kan je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door A.A.A. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. We kunnen dan vragen om je te legitimeren
voordat we gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen we je persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens door A.A.A., dan vragen we je hierover direct contact met A.A.A. op te nemen. Komen we er samen niet uit, dan vinden we dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen of contact

Heb je naar aanleiding van dit privacybeleid nog vragen of wil je een melding doen? Neem dan contact op met het bestuur, via het e-mail adres: info@aaa-atletiek.nl.